Publicado: 28-07-2026
Cuando una empresa en España contrata talento extranjero, debe poder acreditar (i) la habilitación administrativa para residir y trabajar y (ii) el cumplimiento de obligaciones laborales y de Seguridad Social. Esto se traduce, en la práctica, en conservar y tener disponible la documentación que justifica que la contratación y el alta se ajustan a la autorización concedida, porque la falta de autorización/alta puede generar responsabilidad sancionadora.
EL EXPEDIENTE DOCUMENTAL: QUÉ DEBE CONSERVARSE Y EN QUÉ FASE
1. Preparación del expediente para la contratación
La correcta gestión documental comienza desde el momento en que la empresa identifica al candidato y prepara el expediente que servirá de base para su contratación y para la obtención de la correspondiente autorización de residencia y trabajo. Una recopilación adecuada de esta documentación desde el inicio facilita la tramitación administrativa y reduce el riesgo de incidencias o requerimientos durante el procedimiento.
- Copia del pasaporte o documento de identidad vigente del candidato.
- Contrato de trabajo, que servirá de base a la autorización.
- CV y documentación acreditativa de la cualificación/experiencia profesional del candidato (títulos, certificados, experiencia), especialmente cuando el perfil sea determinante para la autorización (p. ej., alta cualificación / Tarjeta azul‑UE / ICT).
- Tener preidentificados para preparación posterior (aunque normalmente se aportan en fase de visado) el certificado de antecedentes penales y cobertura sanitaria.
2. Fase de tramitación de la autorización
Desde una perspectiva de compliance, la tramitación de la autorización es la fase en la que se construye la trazabilidad documental del expediente migratorio. Es en este momento cuando la empresa debe poder acreditar que concurren todos los requisitos exigidos por la normativa para que la incorporación del trabajador extranjero se produzca de forma válida y conforme a derecho.
- Justificante de presentación de la solicitud de autorización (y, en su caso, documentación de representación si actúa un tercero).
- Resolución completa de la autorización de residencia y trabajo con condiciones, vigencia y alcance. Incluyendo, si existe, requerimientos, subsanaciones y aportaciones.
- Justificante de afiliación y alta en la Seguridad Social (con fecha): cuando el régimen aplicable condicione la eficacia al alta, esta debe realizarse en el plazo de 3 meses desde la entrada legal en España, cuando se trate de una autorización inicial de residencia y trabajo por cuenta ajena tramitada desde el extranjero (artículo 77.8 RD 1155/2024); o en el plazo de 1 mes desde la notificación de la concesión, cuando se trate de una modificación de la autorización de residencia a residencia y trabajo para personas ya residentes en España (artículo 191.4 RD 1155/2024).
- Copia de la TIE una vez emitida y control de su fecha de caducidad.
3. Control y actualización del expediente migratorio durante la relación laboral
La gestión de la documentación migratoria no finaliza con la contratación ni con el alta de la persona trabajadora. Por el contrario, exige un seguimiento que permita verificar, durante toda la relación laboral, la vigencia de la autorización y la adecuación de las condiciones efectivas de trabajo a los términos en los que esta fue concedida:
- Registro de vigencias: calendario o sistema de alertas con las fechas de caducidad de cada autorización y TIE, con antelación suficiente para gestionar la renovación.
- Justificantes de renovación o modificación de la autorización (resguardo de presentación y, cuando exista, resolución completa).
- Control de adecuación del puesto a la autorización: registro y evidencias internas de que el trabajo efectivo se mantiene dentro de los límites que, en su caso, derivan de la autorización (especialmente ocupación y ámbito geográfico cuando existan).
- Cambios en las condiciones que puedan afectar a la autorización: cambios de funciones o categoría, centro de trabajo, jornada o empleador que puedan desbordar los términos de la autorización concedida (relevante en autorizaciones vinculadas a una ocupación o ámbito geográfico concretos).
- Movilidad y desplazamientos: documentación interna de cambios de centro de trabajo y, cuando proceda, soporte de la situación de Seguridad Social aplicable en desplazamientos en la UE/EEE/Suiza (p. ej., certificado A1 mientras no sea retirado o invalidado).
- Evidencia de cotización efectiva: comunicaciones y justificantes del sistema de Seguridad Social que acrediten la cotización del trabajador.
Una gestión documental adecuada permite anticipar vencimientos, acreditar el cumplimiento de las obligaciones empresariales y reducir el riesgo de incurrir en infracciones por emplear a una persona extranjera en condiciones distintas de las autorizadas.
4. Supuestos especiales que exigen documentación adicional
Determinadas autorizaciones vinculadas a la movilidad internacional y a la contratación de talento cualificado requieren un control documental reforzado. Es el caso, entre otros, de las autorizaciones por traslado intraempresarial —ICT o ICT-UE—, aplicables a trabajadores desplazados temporalmente dentro de una misma empresa o grupo empresarial, y de las autorizaciones para profesionales altamente cualificados —PAC—.
En el contexto actual, estas vías están adquiriendo una relevancia creciente como instrumentos para la movilidad de directivos, especialistas y perfiles técnicos, por lo que las empresas deben prestarles especial atención. En estos supuestos, el expediente migratorio general debe completarse con la documentación específica que acredite el cumplimiento de los requisitos propios de cada autorización, tanto en el momento de la contratación o del desplazamiento como durante toda su vigencia.
- Traslados intraempresariales (ICT / ICT‑UE): evidencia de actividad empresarial real en la entidad receptora en España y documentación que justifique el traslado dentro de empresa o grupo y el encaje del puesto desplazado; en auditorías, es especialmente crítico conservar los soportes que acrediten esa “actividad real” porque puede determinar la denegación.
- Teletrabajadores internacionales (nómadas digitales): documentación del empleo o relación profesional que se realiza a distancia y, en materia de Seguridad Social, documentación justificativa del alta en Seguridad Social en España o documentación que permita el mantenimiento de la legislación de Seguridad Social de origen.
- Régimen fiscal de impatriados (Ley Beckham) para el PAC: el profesional altamente cualificado que se traslade a España mediante un contrato de trabajo ordinario puede optar al régimen especial de impatriados (art. 93 LIRPF) en el plazo de 6 meses desde el alta en la Seguridad Social o inicio de la actividad laboral. Para el caso de profesionales que prestan servicios a una empresa emergente, en el sentido del artículo 3 de la Ley 28/2022, podrá acceder a este régimen, siempre que la remuneración por dichas actividades represente en conjunto más del 40% del total de rendimientos empresariales, profesionales y del trabajo personal. En el supuesto de actividad emprendedora, la calificación exige además informe favorable de ENISA en los términos reglamentarios.
- Desplazamientos dentro de la UE (prestación transnacional de servicios) y Directiva 96/71/CE: aplica cuando una empresa establecida en otro Estado de la UE/EEE desplaza temporalmente a España a un trabajador propio —incluido un nacional de un tercer país ya empleado legalmente en ese Estado— para ejecutar un contrato de servicios, sin que medie contratación por la empresa española. En estos casos conviene conservar:
- Certificado A1 (cuando proceda por coordinación de Seguridad Social), y trazabilidad de su validez (produce efectos mientras no sea retirado o invalidado por el Estado que lo emitió).
- Justificante de la comunicación previa de desplazamiento (artículo 5 Ley 45/1999), presentada ante la autoridad laboral española antes del inicio de la prestación del servicio.
- Si la empresa está en el ámbito de la Ley 45/1999, mantener disponibles (en el centro de trabajo o en formato digital) el contrato de trabajo o documento equivalente, las nóminas, los justificantes de pago y el registro horario, junto con la documentación que acredite la autorización para trabajar del nacional de tercer país en el Estado de establecimiento de la empresa que lo desplaza.
5. Extinción de la relación laboral y cierre del expediente migratorio
La finalización de la relación laboral no agota las obligaciones formales de la empresa. En esta fase, debe documentarse adecuadamente la extinción (laboral y de Seguridad Social) y conservarse evidencia suficiente para acreditar que la empresa actuó con diligencia en materia de empleo de personas extranjeras y cumplimiento de obligaciones de Seguridad Social, especialmente cuando la autorización de residencia y trabajo esté vinculada a condiciones de ocupación o ámbito.
El expediente debería incorporar, al menos:
- Comunicación de la baja en Seguridad Social: con constancia de la fecha y causa de la baja, y justificantes del trámite (incluido el soporte de remisión telemática, cuando proceda). La baja debe comunicarse en el plazo de 3 días naturales desde el cese.
- Documentación acreditativa de la causa y fecha de extinción: carta de despido (disciplinario/objetivo), acuerdo de extinción, dimisión o baja voluntaria, o documentación de finalización de contrato temporal, con trazabilidad de la comunicación y efectos.
- Verificación interna del encaje migratorio tras la extinción: dejando constancia de si la autorización del trabajador estaba sujeta a condiciones limitativas o a un empleador concreto y, por tanto, si el cese puede incidir en la continuidad del título o en su futura renovación o modificación (control orientado a riesgos de empleo irregular y coherencia documental).
- Comunicaciones e incidencias ante la autoridad de extranjería: cuando resulten exigibles en el itinerario aplicado (por ejemplo, en autorizaciones iniciales por cuenta ajena, la normativa contempla mecanismos de reacción administrativa si no se inicia la relación o no se cumple con las obligaciones asociadas, con posible traslado a ITSS y efectos para futuras solicitudes).
Si necesita ayuda o asesoramiento sobre qué documentación debe conservar una empresa al contratar talento extranjero, en Gentile Law tenemos un equipo de expertos en la materia dispuestos a asesorarle.
Esta publicación tiene meramente carácter informativo y no debe interpretarse como asesoramiento jurídico.
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