Guía práctica para usar la firma electrónica ante notario

La firma ante notario es el acto que otorga mayor seguridad en el tráfico jurídico español, por ello siempre ha estado sujeto a exigentes garantías, como es la presencialidad a la hora de firmar. Sin embargo, la reciente entrada en vigor de la Ley 11/2023 ha abierto, por primera vez, la posibilidad de firmar de forma totalmente electrónica determinados actos en las notarías de España. Esto supone una mayor reducción del tiempo de gestión, eliminando la necesidad de hacer desplazamientos físicos. 

La firma electrónica ha representado un avance significativo en el ámbito legal, otorgando una solución eficiente y segura para la realización de trámites electrónicos. 

¿Qué actos se pueden certificar con firma electrónica? 

Los actos jurídicos que se podrían autorizar electrónicamente son exclusivamente aquellos que estén previstos por la Ley de Digitalización Notarial, estos son: 

1. Todas las pólizas mercantiles. 
2. La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias. 
3. Otorgamiento y revocación de poderes de representación. 
4. Cartas de pago y cancelación de garantías. 
5. Actas de junta general.
6. Testimonios de legitimación de firmas. 
7. Testamentos en situación de epidemia durante confinamiento. 
8. Declaraciones de obra nueva y división de propiedad horizontal. 
9. Conciliación, salvo negativa del Notario. 
10. Aquellos que se establezca reglamentariamente. 

¿Cómo es el proceso de la firma electrónica? 

1. Acceder al Portal Notarial del Ciudadano 

El Portal Notarial del Ciudadano es una herramienta digital ofrecida por el Consejo General del Notariado, diseñada para que tanto ciudadanos como empresas en España puedan llevar a cabo una variedad de trámites notarial de forma telemática. 

Para darse de alta se deberá rellenar un formulario con los datos personales, este se realizará de forma online si es persona física; y de forma presencial si es persona jurídica. 

Es indispensable tener DNI (Documento Nacional de Identidad) o NIE (Número de Identidad de Extranjero) y subirlo en la parte de datos personales del portal, ya que será necesario a la hora de realizar el trámite. 

2. Solicitar Cita

Se puede solicitar cita: a través del Portal Notarial del Ciudadano, donde el notario validará la documentación aportada y aprobará o denegará la cita; o contactando de forma directa con la notaría, siendo ésta la que, tras conformidad del notario, establecerá la cita en el Portal. 

3. Videoconferencia

Como hemos adelantado, es imprescindible tener subido al Portal Notarial del Ciudadano el documento de identidad (DNI o NIE), puesto que el Notario identificará y comprobará que el firmante coincide con el documento aportado. Si no encuentra subido el documento de identidad no podrá llevarse a cabo la firma. 

Iniciada la videoconferencia, y comprobada por el Notario la identidad del firmante, se procederá a la lectura de la escritura y de los documentos, que previamente han sido adjuntados en el Portal Notarial del Ciudadano, tal y como se hace de forma presencial.

4. Firma Electrónica

Realizadas la lectura de la escritura, se inicia el proceso de firma electrónica. Para ello, el Notario habilitará la misma al interesado, de forma que este último observará como se pone en verde el botón correspondiente y procederá a firmar. Esta firma podrá realizarse por medio de dos formas: 

1. Firma electrónica emitida por el Portal Notarial del Ciudadano. En este caso se le requerirá que rellene sus códigos de acceso, usuario y firma; e, inmediatamente, le llegará un código al teléfono móvil que deberá de introducir, completándose así el procedimiento. 
2. Firma electrónica mediante certificado digital cualificado. Al elegir esta opción simplemente se le cargará el certificado electrónico y quedará firmado. 

Una vez el interesado ha firmado, aparecerá en la pantalla el texto "firma completada" y el notario procederá a firmar para autorizar la escritura notarialmente. 

¿Tienes dudas sobre el proceso de firma electrónica ante notario en España? Desde Gentile Law; abogados expertos en derecho fiscal, corporativo y mercantil te asesoramos y acompañamos durante todo el proceso de firma.